conseils d'une agence pour maîtriser un budget événementiel

Composer son budget événementiel 2021

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Un projet d’événement d’entreprise, quand celui-ci est abordé, rencontre généralement beaucoup d’enthousiasme. Les idées fusent et sont nombreuses à l’étude.

Cependant, la question du budget vient encadrer ou, souvent, freiner cette dynamique. Pour qu’un événement soit une réussite, il est primordial que votre budget soit encadré et maitrisé.

Activ Provence vous accompagne et conseille dans cette démarche.

 

ACCORDER PROJET ET BUDGET

 

Un budget réussi est un budget où chaque ligne de dépenses est réfléchie avec anticipation. Les segments de dépenses sont régulièrement concentrés autour de ces domaines :

  • Transport
  • Hébergement
  • Restauration
  • Animations
  • Technique & Communication
  • Frais d’agence et temps d’organisation

 

 

 

 

 

 

CINQ CONSEILS AU SUJET DU BUDGET

 

Activ Provence vous propose 5 conseils pour réussir cette étape cruciale :

 

  1. Définir vos objectifs : Quelles sont vos attentes à travers l’outil qu’est un événement ? Un événement peut prendre différentes formes et avoir des impacts multiples. Une animation de team-building permet de rassembler ses équipes dans un cadre inhabituel et permet de favoriser les échanges entre collaborateurs. Consultez nos offres team-building.

 

  1. Détailler votre budget : Anticiper toutes les lignes de dépenses. Il est important de prendre en compte toutes les coûts potentiels liés à votre projet. Les mauvaises surprises en cours de route peuvent menacer voire complètement compromettre le programme événementiel décidé. Aborder un projet avec un fourchette réaliste de budget estimatif permet de disposer d’une marge de manœuvre non négligeable.

 

  1. Sélectionner les acteurs : Rechercher et choisir les acteurs nécessaires à la réalisation de l’événement. Site réceptif, restaurants, prestataires d’activités, etc. Pour ce faire les conseils d’une agence et l’opportunité de centraliser les démarches de réservations sont essentiels. Leur expertise terrain permet de rassembler des offres complètes en adéquation avec votre cahier des charges. Votre agence vous fournira une ou plusieurs propositions détaillées, vous donnant ainsi une idée précise du budget à engager. Votre agence, force de conseils et de proposition en matière de lieux réceptifs.

 

  1. Adopter un tableur informatique: Nous vous conseillons vivement d’utiliser un tableur, Microsoft Excel par exemple, pour répertorier toutes les dépenses. Ne modifiez jamais une version existante mais créez plusieurs versions mentionnant vos modifications ! Cela peut sembler simple comme « bonjour », mais utiliser ce genre d’outil permet un suivi rigoureux et sûr de votre budget.

 

  1. Optimiser votre temps : Consacrez-vous une plage horaire précise pour organiser cet événement. Attention à ne pas se faire déborder par cette charge de travail qui peut être conséquente. Pour plus de sérénité, l’accompagnement de votre projet par une agence est un véritable soutien. Organiser, c’est un métier.

 

 

UNE AGENCE EN PROVENCE

 

Activ Provence est forte de ses 20 ans d’expérience dans l’organisation d’événements d’entreprise. En fonction de vos cahiers des charges, nous vous proposons des budgets adaptés à vos attentes.

Nous mettons à disposition notre savoir-faire, notre réseau de partenaires et nos produits pour que votre événement soit une réussite, dans le respect de votre budget alloué.


Solliciter une agence, c’est la garantie d’un événement encadré dans son ensemble, d’un suivi général, et d’un esprit tranquille.

 

Pour en savoir plus sur votre agence d’événement professionnel à Marseille.

 

 

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Un conseiller vous rappelle quand vous êtes disponible.