La Valeur Ajoutée d’une Agence Evénementielle

-

Pourquoi faire appel à une Agence Evénementielle ?

 

La raison principale de faire appel à l’expertise d’une Agence Evénementielle pour organiser votre séminaire d’entreprise, c’est de permettre à vos dirigeants et à votre équipe de se concentrer sur le contenu des interventions.

L’agence de son côté va s’occuper de tous les paramètres pratiques et fournir les solutions adaptées à votre cahier des charges.

 

 

Une approche en 6 points clés

Votre Chef de Projet au sein de l’Agence Evénementielle d’Entreprise va travailler sur 6 points fondamentaux de l’événement :

 

La Logistique générale

Tel un architecte qui décide et coordonne tous les paramètres constitutifs de l’événement, le Chef de Projet est un maître d’œuvre qui a la responsabilité de faire en sorte que « tout arrive au bon endroit au bon moment ». C’est un poste en constante interface avec l’entreprise afin de répondre le plus exactement possible aux attentes et d’informer de l’avancement des préparatifs. C’est une démarche qui consiste à réduire toute anxiété pré-événement de la part du Commanditaire.

La localisation et le site d’événement

C’est la parfaite connaissance du terrain et la permanente mise à jour des savoirs qui permettra à l’Agence Evénementielle de sélectionner un site. Ce choix se fait en fonction des problématiques de transport et d’accessibilité d’une part. D’autre part, selon la capacité de salles en fonction du déroulé des sessions de travail et des activités. Troisièmement, et non des moindres, les problématiques d’hébergement et de restauration qui demandent un choix très important (nombre de chambres, configuration des repas, etc…). Pour finir, la question du budget alloué à l’organisation de l’événement définit la sélection du site et son standing.

L’acheminement et l’accueil des participants

Commençant par la mise en place d’un plan signalétique pour assurer à tous les invités de converger sans effort vers le site de l’événement, l’Agence Evénementielle affrétera ensuite les véhicules nécessaires aux transferts. Il s’agit également de prévoir les espaces de parking requis et leur gardiennage selon le volume de voitures personnelle. En effet, positionner des agents d’accueil formés et efficaces pour gérer les arrivées est un réel plus pour les gros événements avec beaucoup d’invités. Par ailleurs, il faudra mettre en place un espace vestiaire, éventuellement un cordon VIP si besoin et bien entendu, assurer la sécurité de chacun.

L’hôtellerie et la restauration

Véritables partenaires dans la réalisation d’un événement, les établissements hôteliers, restaurants et traiteurs sont sélectionnés par l’Agence Evénementielle. Cette sélection se base non seulement sur les espaces mis à disposition et la qualité des prestations, mais aussi sur un point majeur: l’expérience. Sur ce point, il faut que ces prestataires possèdent une réelle compréhension des exigences propres au public Corporate. Ce travail collaboratif se met en place dès la pose d’options en amont du projet et se développe par des échanges nombreux jusqu’à l’après-événement. Le binôme agence/lieu de réception est souvent le gage de la réussite d’une manifestation.

La technique

La réalisation d’un événement nécessite des qualités de mise en scène et une connaissance technique et technologique indispensables. L’Agence Evénementielle convoquera les postes son, lumière et image dans le but de mettre en valeur le contenu préparé par l’entreprise à l’occasion de leur événement. La gestion des techniciens et du matériel n’autorisant aucune approximation, c’est le travail de l’Agence Evénementielle de prévoir exactement le matériel requis. Elle doit aussi contrôler avec rigueur et expérience sa mise en place et son bon fonctionnement.

La décoration et l’animation

Créer une atmosphère est une base incontournable de l’événementiel. C’est une évidence pour les soirées de gala ou les journées festives, mais cela l’est tout autant pour les journées d’étude, conférence et séminaires de travail. L’Agence Evénementielle compose une unité visuelle et sonore qui a pour but d’étayer le message sous-jacent du rassemblement. Quant aux animations et activités, elles sont les outils remarquables qui permettront d’atteindre les objectifs voulus par le commanditaire. L’agence dispose de ressources importantes pour organiser des activités selon des cahier des charges très divers. Elle en contrôle la qualité des équipements et la qualification des intervenants. Parallèlement, une bonne Agence Evénementielle renouvelle ses propositions en restant attentif à toutes les activités inédites. Potentiellement, elle n’hésitera pas à produire en interne des animations parfaitement calibrées pour un groupe entreprise.

 

Projet d’inauguration de locaux ? de « Journée Portes Ouvertes » ? de Salon Constructeurs & Partenaires ? Journée de recrutement, lancement de produit ou bien anniversaire d’entreprise ? N’attendez plus et contactez ACTIV PROVENCE pour vous accompagner sur votre prochain événement d’entreprise !