Comment servir au mieux les événements récurrents en période de gros événement exceptionnel ?
La collision de dates entre de gros événements exceptionnels à dimension internationale tels que l’ EURO 2016 de football par exemple et des rendez-vous professionnels plus classiques, séminaires, salons ou conventions, révèle des problématiques précises pour les chefs d’entreprises et les agences du tissu économique où se déroulent les festivités.
L’offre hôtelière et de restauration se retrouve en surrégime, la circulation sur la voie publique est perturbée voire modifiée, les moyens de transport hyper-sollicités, la fréquentation des lieux publics et sites touristiques explose… A Marseille, les accès au Stade Vélodrome, situé en centre-ville, sont très embouteillés.
Au-delà du privilège et de l’excitation d’accueillir une manifestation de prestige sur son territoire géographique, c’est parfois l’aspect contraignant qui l’emporte. Au point que certains auront déjà renoncé à organiser leur meeting annuel avant même d’en vérifier la faisabilité, découragés d’avance.
Pourtant c’est en confrontant les besoins nécessaires au tourisme d’affaire face aux événements publics XXL que l’on trouve les solutions satisfaisantes, celles qui tournent la difficulté en avantage. Si le process d’accueil d’un groupe aux dates critiques demande encore plus d’efforts qu’en temps normal, c’est l’expérience d’une agence et sa connaissance extensive du terrain qui vont faire toute la différence.
L’échange d’information et l’entretien d’une communication permanente avec les structures d’accueil configure un réseau vivant, fiable, sur lequel un chargé de projet pourra s’appuyer pour résoudre les problèmes de disponibilité ou d’accessibilité.
Innover en transformant des lieux d’habitude réservés à la restauration en salles de réunion équipées, des propriétés privées en sites de réception, délocaliser des repas en pleine nature, installer les structures techniques pour des retransmissions en direct, investir dans la production d’activités « maison » sont autant de réponses parmi celles que j’ai pu négocier pour mes clients. L’événement EURO 2016 sera une bonne façon de vérifier cette stratégie sur le terrain.
Il reste que l’anticipation est LA solution imparable pour assurer une belle rencontre professionnelle sans accroc en temps de peak season, récurrente ou exceptionnelle.
Ce sera l’objet d’un prochain article.
Article qui pourrait également vous intéresser : Les voiles de Saint-Tropez édition 2021
A très vite pour de nouveaux articles !