Check-list et rétro-planning : anticiper votre événement d’entreprise

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L’anticipation est un gain de temps et d’argent. C’est une réalité en matière d’événement d’entreprise.

Nombre de projets de réunions hors-site ayant tardé à passer au stade de l’organisation se retrouvent dans des cas de figure compliqués, face à une gamme de choix trop limitée, urgés pour des confirmations sans délai et dont la réalisation entraîne souvent un coût plus élevé que souhaité – si ce n’est parfois un abandon pur et simple faute de compromis satisfaisant. Sans compter l’investissement en temps de travail du représentant de l’entreprise qui se trouve soudain très accaparé pour pouvoir boucler la mise en place de l’événement en urgence.

Plusieurs raisons amènent à ces situations et il est juste d’en souligner la légitimité lorsqu’on connaît les impératifs de l’entreprise.

Rompre avec le rythme de travail quotidien, non seulement pendant l’événement, mais aussi en amont pour sa préparation est un exercice périlleux qui exige une parfaite visibilité et appréhension des priorités. Là où un événement en interne cèdera normalement la priorité à un échange clientèle, il est préférable de diluer les démarches nécessaires sur une période assez longue pour qu’il y ait un minimum d’interférences.

Ne pas connaître le nombre et l’identité des participants tant que l’on a pas défini le programme de l’événement, qui lui-même a besoin de se baser sur un nombre précis de participants… syndrome du serpent qui se mord la queue bien connu des personnes en charge de présenter les grandes lignes du prochain séminaire à leur Direction. Cependant leur expérience et parfaite connaissance de l’entreprise en font d’excellents visionnaires qui vont pouvoir préfigurer une simulation du groupe pour faire avancer le projet, obtenir un devis fiable qui n’aura plus qu’à être ajusté à la réalité au moment de la facturation. Qu’ils se rassurent, ils sont souvent très près de la réalité !

Célébrer les bonnes nouvelles, « marquer le coup » – à l’occasion de supers résultats ou de l’obtention d’un contrat très attendu par exemple – force à l’improvisation d’un événement qu’il serait hasardeux de planifier à l’avance. L’enthousiasme des participants devient alors partie constituante de l’événement, il est donc préférable ne pas être rattrapé par d’autre actualité qui détournerait l’attention du groupe vers d’autres intérêts. Dans ce cas, c’est la gestion efficace et qualitative des archives de précédents rassemblements qui donne une longueur d’avance. Grâce à la mémoire des options ou activités appréciées sans finalement avoir été réservées, aux devis qui donnent une idée indicative des tarifs, aux zones géographiques déjà envisagées sans y être encore allés, on est en mesure de préciser un cahier des charges détaillé dont on sait qu’il sera accueilli positivement.

Etre pris dans l’enchaînement des cycles de projets sans avoir le temps de « lever la tête » et se mettre en quête de nouveau programmes pour les événements à venir est un état de fait que connaissent tous les professionnels. C’est là que les check-lists et rétro-planning deviennent de véritables alliés et supports précieux pour une organisation efficace et sans stress.

Voici quelques repères utiles pour construire votre rétro-planning en prévision d’un rassemblement d’entreprise hors-site.

  • Avant de contacter votre agence ou prestataire :

Désignation du responsable, voire de l’équipe interne en charge de l’événement et répartition des tâches.

Repérage d’une ou plusieurs dates propices à l’événement.

Clarifier l’objectif de l’événement et ses potentiels messages : que voulez-vous que l’événement apporte à ses participants invités, à ses participants intervenants, à l’entreprise en général ? Cela sera déterminant pour permettre à l’agence de construire un programme adéquat et d’une réelle portée.

Identification des speakers, répartition des temps de travail, d’activité et de restauration s’il y a lieu.

Réflexion sur le budget alloué à l’événement. Travailler un budget global permettra à votre agence de proposer un programme réalisable, comportant des options optimales en termes d’objectifs tout en étant dans le cadre des lignes budgétaires souhaitées.

  • Consultation de votre agence et envoi du cahier des charges :

Idéalement 4 à 6 mois avant la date, selon que l’événement nécessite un hébergement ou pas, une privatisation ou pas, un nombre de participants plus ou moins important. Dans ces délais, votre agence aura une bonne visibilité sur la période choisie en termes de disponibilité des services et des tarifs et vous proposera les meilleures options en accord avec votre projet.

Si vous avez décidé d’un slogan, mot-clé ou nom d’opération, n’oubliez pas de le mentionner à votre agence qui pourra ainsi l’intégrer dans sa réflexion et le(s) mettre en espace.

  • Après avoir choisi le programme, sélectionné les options et passé commande :

Vous pouvez créer un planificateur sur Excel (principe du diagramme de gantt) pour monitorer les différentes dates butoirs.

Publier ou envoyer un message « save the date » pour sensibiliser les participants avant même la finalisation des invitations détaillées et pour qu’un maximum de personnes se rendent disponibles. Définir une date butoir pour l’envoi des invitations et collecter les informations de contenu et les informations pratiques nécessaires.

S’assurer de la disponibilité des participants clés de votre événement tels que les speakers ou les invités de marque (doodle.com est un excellent outil web pour cette phase et évitera les croisements d’emails en cascade). Donnez aux speakers une dead-line préalable pour la finition des contenus d’interventions, la transmission des diaporamas et autres documents supports. Selon leur format, les mises en place techniques peuvent varier et il est important de les anticiper pour éviter toute mauvaise surprise.

Créer une liste des participants sous un format facilement imprimable, avec des mises à jour datées, si vous souhaitez un pointage des invités à l’entrée de l’événement.

Si vous souhaitez créer une interactivité appuyée sur les réseaux sociaux, pensez à créer les pages, mentions, hashtags ou liens qui seront diffusés aux participants pour les encourager à communiquer autour de l’événement.

Préfigurer les articles, emails de remerciement et reporting post-événement afin d’accélérer les temps de publication pour bénéficier de l’impact à chaud auprès des participants. Il n’y aura plus qu’à intégrer les photos ou vidéo et finaliser les textes en fonction des anecdotes relative à l’événement.

Pensez également à la façon dont vous mesurerez le succès de l’événement en préparant une grille d’évaluation qui reprennent les objectifs fixés. Cette grille pourra constituer une base statistique intéressante pour les événements récurrents.